Migliorare collaborazione e produttività con il lavoro ibrido supportato dall'IA
Il lavoro ibrido permette maggiore flessibilità e soddisfazione ed è uno degli elementi principali della workplace experience. Infatti, oggi molti dipendenti dedicano quasi un giorno alla settimana alle riunioni ibride, collegandosi da remoto o in presenza.
Tuttavia, le ricerche condotte da Microsoft e Ricoh evidenziano come la maggior parte delle sale meeting non offrono gli strumenti adeguati per una collaborazione efficace. Ad esempio:
- Solo il 15% delle sale riunioni è dotato di tecnologie video e questo naturalmente limita l'inclusione e la collaborazione tra partecipanti da remoto e in presenza, con impatti negativi sulla produttività durante le call.¹
- Il 30% delle aziende riconosce di non disporre di soluzioni software e hardware per la collaborazione all'altezza degli standard di settore. Questo ostacola le attività quotidiane dei dipendenti ed è uno dei tre principali fattori che influiscono negativamente sulla produttività.²
Tutto ciò può ridurre la soddisfazione dei dipendenti e aumentare il rischio di turnover. Pertanto, la creazione di sale riunioni è oggi più importante che mai per promuovere il successo dell'azienda.
Per queste ragioni Microsoft e Ricoh hanno collaborato alla stesura di una guida sul lavoro ibrido che presenta le best practice e le tecnologie per la collaborazione che possono garantire riunioni inclusive ed efficienti per tutti i partecipanti.
L'IA per ottimizzare la meeting experience
Uno dei nostri consigli principali è quello di inserire l'innovazione legata all'IA nelle meeting room per ottimizzare la user experience prima, durante e dopo le call.
Utilizzare i sensori IoT guidati dall'IA nelle sale riunioni può migliorare significativamente l'experience, creando spazi di lavoro più dinamici e più smart. Installando sensori con tecnologie avanzate si può accedere, inoltre, a dati dettagliati e in tempo reale, che facilitano il miglioramento del workspace. Queste preziose informazioni contestuali mostrano le modalità d'uso effettivo delle sale riunioni e degli altri spazi, evidenziando le presenze reali, i livelli di occupazione e i principali trend d'utilizzo.
Il fulcro è la piattaforma Microsoft Teams Rooms, nata per garantire riunioni ibride efficienti e inclusive, grazie ad una serie di funzionalità guidate dall'IA. Ad esempio, è possibile utilizzare l'assistente personale Copilot per aggiungere note alla presentazione in tempo reale, identificare azioni di follow-up e generare aggiornamenti per permettere a chi si unisce in ritardo di contribuire alla sessione. Dopo la call, la funzione di riepilogo di Copilot può creare un riassunto, così gli utenti non dovranno rileggere l'intera trascrizione per individuare informazioni specifiche.
Microsoft Teams Rooms offre numerose altre funzioni che abbattono le barriere tra partecipanti in presenza e da remoto. Ricoh, come partner certificato Microsoft, può offrire assistenza per progettare, implementare e supportare spazi di qualsiasi dimensione, ovunque nel mondo.
¹ 2024 Work Trend Index Annual Report di Microsoft e LinkedIn (AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part).
² Flessibilità e insoddisfazione: una ricerca Ricoh Europe rivela che le tecnologie ibride non sono ancora all'altezza (Ricerca Ricoh - Flexible frustrations).
Steven Christensen
Western Europe Lead for Microsoft Teams & Devices
Microsoft
